Manuaalisten EHS- ja ESG-prosessien piilokustannukset

5 minuuttia03/06/2025

EHS- ja ESG-tekeminen ovat paljon muutakin kuin rutiininomaisia tarkistuslistoja tai lainsäädännöllisiä velvoitteita. Niistä on tullut suora osoitus yrityksen arvoista, asenteesta riskejä kohtaan ja pitkän aikavälin liiketoimintastrategiasta. Toimivat EHS- ja ESG-prosessit voivat parantaa yrityksen mainetta, houkutella investointeja ja lisätä toiminnan joustavuutta.

Tehottomuuden kustannukset 

Manuaaliset EHS- ja ESG-prosessit saattavat ensi näkemältä vaikuttaa toimivilta, mutta ne haittaavat päivittäistä toimintaa. Kun tiimit luottavat excel-taulukoihin, paperitiedostoihin tai irrallisiin järjestelmiin, jopa perustehtävät - kuten vaaratilanteiden seuranta tai raporttien laatiminen - muuttuvat työläiksi ja aikaa vieviksi. Nämä viiveet voivat levitä koko organisaatioon, hidastaa projekteja ja heikentää näkyvyyttä.

Sen sijaan, että työntekijät keskittyisivät vaikuttaviin aloitteisiin, heidän aikansa kuluu hallinnolliseen työhön: asiakirjojen etsimiseen, kirjausten oikeellisuuden tarkistamiseen ja tietojen hankkimiseen muilta osastoilta. Se ei ole vain tehotonta, vaan myös turhauttavaa.

Hämmästyttävät 88 prosenttia excel-taulukoista sisältää virheitä¹. Tämä tarkoittaa, että yksinkertaisella virheellä voi olla valtavat seuraukset, jotka ulottuvat virheellisistä raporteista vaatimustenmukaisuuden noudattamisen määräaikojen laiminlyöntiin.

Manuaaliset järjestelmät luovat myös siiloja

Ilman keskitettyjä tietoja tiimit työskentelevät eristyksissä, jolloin työ on päällekkäistä ja yhteiset näkemykset jäävät saamatta. Tieto on usein haudattuna henkilökohtaisiin kansioihin tai staattisiin tiedostoihin, mikä vaikeuttaa trendien seuraamista tai reaaliaikaista reagointia kehittyviin riskeihin.

Lyhyesti sanottuna, mitä enemmän yritys kasvaa, sitä enemmän näitä manuaalisia tehottomuuksia kertyy - ja sitä vaikeampaa on skaalata toimintoja ilman, että ne ajautuvat kaaokseen.

Manuaaliset prosessit voivat johtaa vaatimustenvastaisuuteen  

EHS- ja ESG-toimintojen manuaalinen hallinnointi voi altistaa sinut huomattaville vaatimustenmukaisuuteen liittyville riskeille ja niistä aiheutuville taloudellisille seurauksille. Virheet ja laiminlyönnit voivat johtaa huomattaviin sakkoihin, oikeudenkäyntikuluihin ja korjaamattomiin mainehaittoihin. Yritysten kestävän kehityksen raportointia koskevan direktiivin (CSRD) noudattamatta jättämisestä voidaan määrätä sakkoja, jotka voivat olla jopa 5 prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta nettoliikevaihdosta².

Manuaalisen työn piilokustannukset  

EHS- ja ESG-toimintojen toteuttaminen ilman digitaalista tukea jättää oven avoimeksi kalliille virheille. Kun kriittiset tiedot ovat hajallaan useilla eri alustoilla tai tallennettu staattisiin tiedostoihin, ei ole mitään keinoa havaita malleja tai puuttua ongelmiin varhaisessa vaiheessa. Pienet laiminlyönnit voivat pikkuhiljaa kasvaa kalliiksi tapahtumiksi, jotka vaativat suurempien vahinkojen hallintaa. Esimerkiksi vaaratilanteiden raportointi: jos joku kirjaa turvallisuustapahtuman paperille tai lähettää sen sähköpostitse väärälle henkilölle, vastaus voi viivästyä tuntikausia tai jäädä kokonaan saamatta. Tällainen epäonnistuminen ei ainoastaan vaaranna ihmisiä, vaan se voi myös nostaa loukkaantumismääriä ja vakuutusmaksuja.

Lisäksi manuaalinen työ vie paljon enemmän aikaa ja työvoimaa kuin useimmilla tiimeillä on varaa. Sen sijaan, että työntekijät keskittyisivät strategiaan tai prosessien parantamiseen, he joutuvat hankkimaan tietoja eri lähteistä, tarkistamaan lukuja ja rakentamaan raportteja tyhjästä. Se on työlästä työtä, joka kasvaa nopeasti. Työntekijät käyttävät päivittäin 3,6 tuntia tietojen etsimiseen, mikä rajoittaa heidän tuottavuuttaan ja tehokkuuttaan³.

Vaikutus päätöksentekoon ja strategiaan 

Manuaaliset menetelmät rajoittavat huomattavasti organisaatioiden strategista päätöksentekokykyä. Ilman tarkkoja ja ajantasaisia tietoja johtajat luottavat usein vanhentuneisiin tai epätäydellisiin tietoihin, mikä johtaa huonoihin strategisiin valintoihin ja hukattuihin mahdollisuuksiin. Viivästynyt ESG-raportointi on väärä viesti sidosryhmille. Se viittaa valvonnan puutteeseen. Avoimuuteen ja pitkän aikavälin arvoon keskittyville sijoittajille tämä on punainen vaate, joka voi heikentää luottamusta ja rasittaa suhteita.

Manuaaliset EHS- ja ESG-prosessit haittaavat myös ennakoivaa analytiikkaa ja trendien ennustamista, jotka ovat olennaisia ennakoivan johtamisen ja strategisen ennakoinnin kannalta. Ilman näitä tietoja toimivilta yrityksiltä saattaa mennä ohi tärkeät varhaiset varoitusmerkit ympäristöriskeistä tai vaatimustenmukaisuuden uhkista, mikä lisää haavoittuvuutta ja mahdollisia taloudellisia vahinkoja entisestään.

Digitalisaation voima  

Digitaaliset työkalut voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, miten yritykset hallinnoivat EHS- ja ESG-ohjelmia. Kun tiedot on keskitetty ja helposti saatavilla, tiimit voivat toimia nopeammin ja varmemmin. Raportit, jotka ennen veivät päiviä, tehdään nyt minuuteissa. Reaaliaikaiset mittaristot korvaavat virhealttiit excel-taulukot, mikä auttaa johtajia havaitsemaan ongelmat ajoissa ja pysymään riskien edellä.

Automaatio on toinen tärkeä muuttaja. Se poistaa työntekijöiden toistuvat tehtävät ja varmistaa, että mikään ei jää huomaamatta, vaatimustenmukaisuuden määräajoista turvallisuustarkastuksiin. Tämä ei ainoastaan paranna tarkkuutta, vaan myös vapauttaa henkilökunnan keskittymään strategiaan sen sijaan, että se joutuisi pähkäilemään dataa.

Digitaaliset järjestelmät edistävät myös parempaa yhteistyötä. Kun kaikki työskentelevät samasta totuuslähteestä käsin, eri osastojen tiimit voivat mukautua nopeammin, jakaa päivityksiä helpommin ja reagoida ongelmiin yhtenä yksikkönä. Tällainen selkeys nopeuttaa tekemistä.

Siirtyminen manuaalisesta digitaaliseen ei ole vain tehokkuutta, vaan myös kilpailukyvyn säilyttämistä. Älykkäämpiin järjestelmiin investoivat yritykset pystyvät paremmin hallitsemaan riskejä, täyttämään sidosryhmien odotukset ja kasvamaan kestävästi.

Oletko valmis jättämään excelit taaksesi?

EHS- ja ESG-ratkaisujemme avulla voit irrottautua manuaalisista prosesseista ja tehdä älykkäämpiä ja nopeampia päätöksiä varmuudella. Reaaliaikaisista mittaristoista automaattiseen vaatimustenmukaisuuden seurantaan AMCS:n ohjelmistoratkaisut antavat tiimillesi työkalut, joita he tarvitsevat riskien vähentämiseen, ajan säästämiseen ja merkityksellisten vaikutusten aikaansaamiseen.

Selvitä, miten voimme muuttaa EHS- ja ESG-prosessejasi tehokkaammiksi.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jo tänään ja katso, miten ohjelmistomme voi auttaa automatisoimaan ja hallinnoimaan koko ESG- ja EHS-prosessisi.

¹ Who wins the “Error” battle: Spreadsheets or ProcureTech implementations? Procurement Insights,  5.5.2025 

² EU governments back human rights and environmental due diligence law for supply chains, World Economic Forum, 27.3.2024 

³ Report: Employees spend 3.6 hours each day searching for info, increasing burnout, VentureBeat, 31.3.2022