Dokumenttien hallinta

Quentic-ohjelmiston perusjärjestelmällä

Asiakirjojen järjestelmällinen hallinnointi.

Näin yksinkertaista on Quenticin käyttäminen!

Asiakirjojen tallentaminen keskitetysti

  • Selkeä asiakirjojen säilytys tarpeenmukaisiin kansiorakenteisiin -
  • Kaikkien tavallisten tietotyyppien tukeminen 
  • Lataa verkkoon ja verkosta yksittäisiä asiakirjoja sekä asiakirjakokoelmia 
  • Nopea löydettävyys lukuisien suodintoimintojen ansiosta 
  • Pääsyn hallinta yksittäisiin asiakirjoihin saakka
  • Asianomaisia tietueita sisältävien asiakirjojen linkittäminen Quenticissä 
  • Mahdollistaa rinnakkaisen pääsyn asiakirjoihin eri tahoilta 
  • Käyttäjät voivat hakea asiakirjoja yksinkertaisesti hiiren klikkauksella 
  • Menettely helpottaa päivitystä jälkikäteen ja varmistaa pääsyn aina asiakirjan ajantasaisimpaan versioon tai revisioon

Asiakirjojen valmistelu

Asiakirjojen revisiointi

  • Asiakirjojen hallinnoinnin pätevyyksien selkeä jaottelu 
  • Muistutusten vastaanottaminen valituin aikavälein asiakirjoittain, jotta sisäinen ajantasaisuus voidaan tarkastaa katselukerroittain 
  • Asiakirjojen vanhempien ja ajantasaisten versioiden hallinnointi 
  • Revisioitujen asiakirjojen käsittelytila luo avoimuutta
  • Säännelty asiakirjojen hyväksyminen, mukaan lukien luovutuksen vaiheiden automaattinen kirjaaminen
  • Yksittäiset työnkulut mahdollistavat myös useampien käsittely-, tarkastus- ja hyväksymisvaiheiden vahvistamisen tarkalleen asiakirjoittain 
  • Älykkäällä järjestelmällä on se vaikutus, että työntekijät asiakirjojen käsittelyn ulkopuolelta voivat päästä vain kulloinkin hyväksyttyihin versioihin

Revisoitujen asiakirjojen hyväksyminen


Ja nyt arkistoon!

Jos asiakirjoja ei enää tarvita, on noudatettava määrättyjä säilytysaikoja. Myös asiakirjahallinnoinnin tässä osassa Quentic auttaa sinua: arkistoi säilytettävät asiakirjat välttääksesi ennenaikaisen poistamisen. Samalla saat lisää selkeyttä, sillä arkistoidut asiankirjat ovat vielä näkyvissä vain tietyille käyttäjille.

Katsaus tärkeimpiin toimintoihin

Quentic-perusjärjestelmän ominaisuuksia

Yritysrakenteiden kuvaaminen

Quentic-perusjärjestelmässä osoitat keskitetysti tärkeimmät yrityksesi rakenteet kaikkien muiden Quentic-moduulien liittämiseksi siihen. Täten kohdistat yhteisiä tietoja, vältät turhaa tai toistuvaa sisältöä ja voit tarkastella yrityksen kutakin osaa eri perspektiiveistä. Samalla saat helposti luettavan luettelon kaikista sijaintipaikoistasi, työkaluista ja järjestörakenteista.

Hae lisätietoja

Toimenpiteiden hallinta

Quenticin toimenpiteiden hallinta antaa sinulle tarvittavan joustavuuden kaikentyyppisten korjausten ja ennalta estävien toimenpiteiden kuvaamisessa ja tehokkaassa organisoinnissa. Perusteellisen suunnittelun, yksittäisten muuntamisvaiheiden käytännöllisen jaottelun ja avoimen tulosdokumentoinnin ansiosta sinun on mahdollistaa edistää kestävästi jatkuvaa kehittämistä (CI).

Hae lisätietoja

Muistutusten ja laajentamisen hallinta

Käytännölliset pikakatsaukset auttavat sinua Quenticissä parhaaseen näkymään HSE-tehtävistäsi ja -määräajoista. Jos haluat kuitenkin nimenomaisesti varmistaa, että kukaan ei unohda mitään, voit käyttää muistutusten ja laajentamisen hallintaa. Määräaikojen ja tehtävien osalta lähetetään tällöin automaattisia muistutussähköposteja kulloinkin mukana oleville henkilöille.

Hae lisätietoja

Juurisyyanalyysistä prosessin parantamiseen

Yrityksen prosessien poikkeamiin, laatupoikkeamiin tai vahinkotapahtumiin puuttuminen edellyttää nopeaa reagointia. Tärkeää on kuitenkin paitsi oireiden poistaminen myös syvällisempien syiden tunnistaminen ja varsinaisiin ongelmien syihin puuttuminen, kuten esim. myös ISO 14001:2015 edellyttää. Syyanalyysin mukaan Quentic auttaa sinua löytämään pitkäaikaiset ratkaisut, jotka välttävät virheiden toistumista

Hae lisätietoja

Käyttäjähallinta ja järjestelmän asetukset

Osa Quentic-perusjärjestelmää on ohjelmiston hallinnollinen ala. Se palvelee käyttäjien oikeuksien hallinnointia, perusluonteisten järjestelmäasetusten toteuttamista ja tärkeiden esitysten saattamista käyttöön. Kaikkien vaihtoehtojen selkeä jäsentely helpottaa selausta ja haluttujen parametrien asettamista ilman erityisiä IT-taitoja. Näin ollen koordinoit yksittäisten HSE-toimijoiden käyttöoikeudet tehtäväkeskeisesti.

Hae lisätietoja
Kokeile Quentic-sovellusta ilmaiseksi

Asiantuntijatietoa sinulle

Täältä löydät parhaita käytäntöjä, trendejä ja vinkkejä.

INEOS Köln

Nolla onnettomuutta ja nolla ympäristöongelmaa: tämä on kemianalan yrityksen INEOS Kölnin tavoite. Lue, kuinka Quentic on auttanut vaarallisten aineiden rekisterin luomisessa ja läheltä piti -tilanteiden …

Lue menestystarina

Quentic-perusjärjestelmä

Quentic-perusjärjestelmä on HSE-ohjelmiston ydin ja perusta kaikille muille moduuleille. Katso videolta, kuinka voit tallentaa sinne keskitetysti yritysrakenteesi, toimenpiteet ja asiakirjat – pohjaksi työ- ja …

Katso video

Nobilia

Kuinka täyttää vaatimustenmukaisuus, kun käsiteltävät tietomäärät ovat suuria? Katso videolta, kuinka Nobilia hyödyntää Quenticia työ-, ympäristö- ja palosuojelutietojen keskitettyyn hoitamiseen, yhdistämiseen ja …

Katso video
Resursseihin

"Jos tuntee yhden, tuntee kaikki: Quentic on intuitiivisesti ohjattavissa ja yksinkertainen käyttää. Jos tuntee yhden moduulin rakenteen, löytää heti perille myös kaikissa muissa moduuleissa."

X