Dokumenttien hallinta

Quentic-ohjelmiston perusjärjestelmällä

Mitä enemmän HSE-asiakirjoja on laadittava ja pidettävä ajan tasalla ja mitä enemmän työtekijöitä on osallisina asiakirjojen hoidossa, tarkastamisessa ja hyväksymisessä, sitä tärkeämpi on selkeä ja tehokas menettely kaikille. Quenticillä tämä onnistuu integroidulla asiakirjojen hallinnoinnilla. Asiakirjojen säilytys ja asiakirjojen ohjaaminen sujuvat tältä osin parhaiten standardoituna.


Asiakirjojen järjestelmällinen hallinnointi.

Näin yksinkertaista on Quenticin käyttäminen!

Asiakirjojen tallentaminen keskitetysti

  • Selkeä asiakirjojen säilytys tarpeenmukaisiin kansiorakenteisiin -
  • Kaikkien tavallisten tietotyyppien tukeminen 
  • Lataa verkkoon ja verkosta yksittäisiä asiakirjoja sekä asiakirjakokoelmia 
  • Nopea löydettävyys lukuisien suodintoimintojen ansiosta 
  • Pääsyn hallinta yksittäisiin asiakirjoihin saakka
  • Asianomaisia tietueita sisältävien asiakirjojen linkittäminen Quenticissä 
  • Mahdollistaa rinnakkaisen pääsyn asiakirjoihin eri tahoilta 
  • Käyttäjät voivat hakea asiakirjoja yksinkertaisesti hiiren klikkauksella 
  • Menettely helpottaa päivitystä jälkikäteen ja varmistaa pääsyn aina asiakirjan ajantasaisimpaan versioon tai revisioon

Asiakirjojen valmistelu

Asiakirjojen revisiointi

  • Asiakirjojen hallinnoinnin pätevyyksien selkeä jaottelu 
  • Muistutusten vastaanottaminen valituin aikavälein asiakirjoittain, jotta sisäinen ajantasaisuus voidaan tarkastaa katselukerroittain 
  • Asiakirjojen vanhempien ja ajantasaisten versioiden hallinnointi 
  • Revisioitujen asiakirjojen käsittelytila luo avoimuutta
  • Säännelty asiakirjojen hyväksyminen, mukaan lukien luovutuksen vaiheiden automaattinen kirjaaminen
  • Yksittäiset työnkulut mahdollistavat myös useampien käsittely-, tarkastus- ja hyväksymisvaiheiden vahvistamisen tarkalleen asiakirjoittain 
  • Älykkäällä järjestelmällä on se vaikutus, että työntekijät asiakirjojen käsittelyn ulkopuolelta voivat päästä vain kulloinkin hyväksyttyihin versioihin

Revisoitujen asiakirjojen hyväksyminen


Ja nyt arkistoon!

Jos asiakirjoja ei enää tarvita, on noudatettava määrättyjä säilytysaikoja. Myös asiakirjahallinnoinnin tässä osassa Quentic auttaa sinua: arkistoi säilytettävät asiakirjat välttääksesi ennenaikaisen poistamisen. Samalla saat lisää selkeyttä, sillä arkistoidut asiankirjat ovat vielä näkyvissä vain tietyille käyttäjille.

Kokeile Quentic-sovellusta ilmaiseksi

"Jos tuntee yhden, tuntee kaikki: Quentic on intuitiivisesti ohjattavissa ja yksinkertainen käyttää. Jos tuntee yhden moduulin rakenteen, löytää heti perille myös kaikissa muissa moduuleissa."

Tri Werner Wahlers, Laadunhallinta & teknologia, INEOS Phenol GmbH