Työturvallisuus

5 virhettä, joita johtajat tekevät EHS-ohjelmistojen hankinnassa

Timon kokemuksia pandemian alkuvaiheesta

10 minuuttia

Kirjoittaja Timo Kronlöf

Mitä sinulle tulee ensimmäisenä mieleen ympäristön, ja työturvallisuuden (EHS) hallinnan ohjelmistoista? Aikaisemmista kokemuksista riippuen mielikuva voi olla myönteinen tai kielteinen. Sen perusteella, mitä olen omalla urallani EHS-ohjelmistoalalla nähnyt, ihmisillä on EHS-ohjelmistoista jossain määrin kielteinen tai parhaimmillaan neutraali käsitys. Miksi asia on näin, ja miten turhautumisen ja pettymyksen tunteet voidaan tulevaisuudessa välttää? Anna kun jaan muutamia arvokkaita oppeja, joita tavallisimmat näkemäni virheet ovat tarjonneet.

1. Nykyiset prosessit yritetään jäljentää sellaisinaan.

Ensimmäiset EHS-ohjelmistot olivat käytännössä identtisiä paperisten vastineidensa kanssa. Voitko kuvitella? Paperilomakkeen, kuten läheltä piti -raportin, digitalisointi tarkoitti saman lomakkeen laatimista tietokoneella käytettäväksi. Mielestäni tällaisen digitaalisen lomakkeen täyttäminen on yleensä vielä rasittavampaa kuin paperin ja kynän käyttö – paperilomaketta varten ei sentään tarvitse kirjautua sisään tai käynnistää läppäriä!

Vaikka olikin huvittavaa nähdä ensimmäiset EHS-työkalut, se, että niitä käytetään vielä tänäkin päivänä, ei naurata yhtään. Turhautuminen on piinallista seurattavaa. Nykyään ymmärränkin aika hyvin, miksi EHS-ratkaisut eivät innosta ihmisiä.

Tämän päivän EHS-ratkaisut ovat – tai ainakin niiden pitäisi olla – hyvin erilaisia kuin mainitsemani ensimmäiset viritelmät. Teknologia on kehittynyt, ja niin olisi EHS-ratkaisuillekin pitänyt käydä. Yritä siis välttää samojen virheiden toistamista: kun valitset ohjelmistoa, hyödynnä mahdollisuus tarkistaa omia prosesseja. Olemassa olevien työskentelyprosessien jäljentäminen voi olla houkuttelevaa, mutta kannattaa vähintään pyytää mahdolliselta ratkaisun tarjoajalta ideoita koko prosessin parantamiseen.

2. Asiaan liittyviä sidosryhmiä ei osallisteta alusta alkaen.

Päätöksenteko on tunnetusti sitä vaikeampaa, mitä enemmän ihmisiä on mukana. Tästä huolimatta on tärkeää kuulla useita mielipiteitä. Vaikka olisit varma, että valintasi organisaation EHS-ohjelmistoksi on oikea, kaikki eivät välttämättä olekaan tyytyväisiä käyttöönoton alkaessa.

Kun suunnitellaan EHS-ohjelmistoprojektin aloittamista, on tärkeää kuulla vähintään seuraavaa viittä keskeistä sidosryhmää: 1. ylin johto, 2. operatiivinen toiminta, 3. EHS-tiimi, 4. työntekijöiden edustajat ja 5. IT. Projektin jatko helpottuu huomattavasti, kun näiltä ryhmiltä tiedustellaan niiden kipupisteitä sekä puututaan niiden huolenaiheisiin. Sidosryhmien varhaisessa osallistamisessa on lisäksi se etu, että se luo osallisuuden tunteen, joka puolestaan vähentää muutosvastaisuutta myöhemmin käyttöönoton yhteydessä.

3. Ei tunnisteta prosesseja, jotka on tärkeää digitalisoida ensimmäisinä.

Monet ajattelevat idealistisesti, että heidän on ratkaistava kaikki kerralla – ja että se olisi mahdollista. Oli sitten kyseessä monikansallinen yhtiö tai pk-yritys, alkuun on kuitenkin valittava vain kaikista tärkeimmät prosessit. Ne riippuvat organisaatiosta. Kyseessä voi olla vaaratilanteiden hallinta, riskinhallinta, auditointi ja tarkastukset tai vaarallisten aineiden entistä tehokkaampi hallinta. Tärkeintä voi myös olla työntekijöiden entistä parempi osallistaminen, EHS-kulttuurin luominen. Olen nähnyt lukuisia kertoja, että suurin haaste ei lopulta ollutkaan tiettyjen prosessien digitalisointi, vaan useampien ihmisten saaminen mukaan, viestinnän parantaminen ja tehokkuuden kehittäminen ympäristöön, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvissä asioissa.

Kysy itseltäsi, mitä sinä muuttaisit yrityksesi nykyisessä EHS-hallinnassa. Seuraavaksi kysy sama kysymys johtajiltasi, kollegoiltasi ja muilta sidosryhmiltä. He jakavat luultavasti mielellään ajatuksiaan aiheesta. Muista olla syyttelemättä ketään – edes itseäsi. Menneisyydessä tehtyjen päätösten taustalla ovat eri tiedot kuin ne, jotka ovat käytettävissäsi tänä päivänä.

4. Lopullinen päätöksenteko ulkoistetaan ja riskeerataan siten EHS-asioiden saama painoarvo.

Seuraavaksi äärimmäisen tärkeä neuvo: älä anna organisaation muiden toimintojen päättää puolestasi. Jos tahdot ammattimaisen EHS-ohjelmiston, et saa antaa ylläpidon, rahoituksen, IT:n tai muiden rajallisilla tiedoilla ja mahdollisuuksilla varustettujen tahojen päättää puolestasi. Jos taas haet kattavampaa EHS-alustaa, ota muut sidosryhmät mukaan päätöksentekoon mutta pidä lopullinen päätös omissa käsissäsi. Lopullisen päätöksen jättäminen muiden sidosryhmien tehtäväksi on yksi suurimmista virheistä, jonka voi EHS-asioihin liittyen tehdä. Se sulkee kaikkien tärkeiden päätösten ulkopuolelle tulevaisuudessa, kun EHS-hallintaa ja lopulta myös siihen liittyvää kulttuuria kehitetään. Äläkä käsitä minua väärin: olen IT-osaston osallistamisen kannalla, mutta siellä tarkastellaan asioita ihan toisesta näkökulmasta. Miten IT tai ylläpito voisi tietää tai toisinaan edes välittää EHS-asioiden ja turvallisuusjohtamisen tulevasta kehityksestä? Entä jos tahtoisit pilotoida ihan uudenlaista turvallisuuteen liittyvää menetelmää, uskotko, että muut suostuisivat lisäämään uuden ominaisuuden ylläpitoratkaisuun tai asettamaan sen siinä etusijalle? Entäpä valitun ratkaisun laajentaminen koskemaan vaarallisia aineita tai lainsäädännön noudattamista EHS-asioiden osalta? Tiedän että olet kiireinen, mutta tämä päätös voi hyvinkin osoittautua urapolkusi tärkeimmäksi nykyisessä organisaatiossa. Ohjelmiston soveltamisalaa koskeva päätös määrittää sen, kuka ohjaa ja kuka on vain kyydissä.

5. Asiaa viivytellään ja aikaa hukataan pienimpien yksityiskohtien vertailuun.

Yritykset ja organisaatiot eivät ole samanlaisia, eivätkä ole niiden prosessit tai EHS-kulttuuritkaan. Miksi siis ohjelmistojenkaan pitäisi olla samoja, ja miten joillakin turvallisuusominaisuuksilla varustettu rakentamis- tai ylläpitosovellus voisi olla paras valinta, jos on kyse palvelualan yrityksestä? On yritettävä löytää omalle yritykselle ja omaan työympäristöön sopivin ratkaisu. EHS-hallinnan ydinprosessit ovat pitkälti universaaleja, mutta työympäristöt eivät.

­­Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

1. Kuinka suuri osa yrityksemme henkilöstöstä (%) työskentelee kentällä – ilman suoraa pääsyä tietokoneelle?

2. Missä suhteessa yrityksessämme on toimihenkilöitä ja työntekijöitä?

3. Mitä erityisiä ja kriittisiä EHS-prosesseja yrityksessämme on sen toimialan, työtapojen tai kulttuurin perusteella?

4. Onko painopiste yhdessä toimipaikassa, fyysisessä sijainnissa tai alueessa vai onko se monimutkaisempi ja globaalimpi? Mitä eroja sijaintien ja maiden välillä on, ja mitkä prosessit on tarkoitus yhtenäistää kaikkien sijaintien ja liiketoimintayksikköjen välillä.

Kysy ja varmista, että mahdollisella ratkaisulla voidaan puuttua näihin kriittisiin kysymyksiin. Pyydä ratkaisun toimittajalta todisteeksi referenssejä samalta toimialalta. Vahvista päätöksesi referenssipuheluiden tai -vierailujen avulla. Kysy referenssiyrityksiltä siitä, miten yhteistyö on toiminut, onko ratkaisua päivitetty sovitun mukaisesti ja onko lupaukset pidetty. EHS-ohjelmiston hankinta on nykyään enemmän kuin kertaluonteinen kauppa. Ihannetapauksessa kyseessä on kahden organisaation välinen pitkäkestoinen kumppanuus, josta on molemmille hyötyä ajan kuluessa. Arvioi riski, joka aiheutuu silkasta alustavien hintojen vertailusta eri ratkaisujen välillä, ja harkitse investointia mieluummin pidemmän aikavälin perusteella. Jos ratkaisun tarjoaja ei kykene panostamaan tuotteensa ja palvelunsa kehittämiseen, sen lähestymistapa voi heikentää pitkällä aikavälillä syntyvää arvoa.

Kun mahdollinen ratkaisu tai ratkaisut on arvioitu, myyntipuheissa ja -materiaaleissa esitetyt väitteet varmistettu, referenssipuhelut soitettu ja due diligence -tarkastus tehty, on aika siirtyä eteenpäin. Jos tähän vaiheeseen käytetään tarpeettomasti aikaa, vaivalla saavutettu eteneminen keskeytyy ja pyrkimykset voivat vanhentua ennen aikojaan.

Edellä esittelemistäni laajoista aiheista huolimatta onnistuneet EHS-ohjelmistoprojektit voivat olla myös suoraviivaisia ja nautittavia. Jos olet tehnyt kotiläksysi ja valinnut sopivimman ohjelmistokumppanin, sinun pitäisi olla hyvissä käsissä. Anna kumppanin auttaa parhaissa käytännöissä ja tukea käyttöönottoprojektissa. Se on todennäköisesti tehnyt niin lukuisia kertoja ja osaa varmasti tarjota hyviä oivalluksia, verkostoja ja ammattilaisia, jotka voivat auttaa välttämään tyypillisimmät karikot.

Ajankohtaisia artikkeleita

Työturvallisuus

Työsuojelu 2020-luvulle

Psykososiaalinen kuormittavuus nousee yhä merkittävämpään rooliin. Miten työsuojeluorganisaatio ja voi sopeutua uusiin haasteisiin? Timo Kronlöf ja Merja Karjalainen keskustelevat aiheesta webinaarissa.

Katso webinaari!
Digitalisoituminen, Työturvallisuus

Viestintä varmistaa turvallisuuden - Davide Scotti

Davide Scotti on kulttuurimuutoksen asiantuntija työturvallisuuden saralla. Hän puhuu Quenticin haastattelussa turvallisuusjohtamisesta ja epätavanomaisesta viestinnästä. Lue hänen neuvonsa vuodelle 2021!

Lue erikoisartikkeli
Työturvallisuus, Digitalisoituminen

Quentic Verkkokoulutukset

Kouluta työntekijöitäsi joustavasti ja paikasta riippumatta! Katso videolta, kuinka valmistelet koulutuksia ja koulutat työntekijöitä, vierailijoita ja vierasyhtiöitä tehokkaasti ja todistettavasti verkkokoulutuksena …

Katso video