Hiilijalanjälki napin painalluksella: Digitaaliset ja tehokkaat globaalit KPI-laskelmat

8 minutes 

Kuvittele hetki, että olet vastuussa HSEQ-osastosta monipalveluyrityksessä, jolla on toimintaa ympäri maailmaa ja lähes 65 000 työntekijää. Kestävä kehitys on yksin avainasioista yrityksen strategiassa. Koko konsernin hiilijalanjäljen laskeminen kaikkine palveluineen on yksi suurimmista haasteista. Miten tekisit sen?

Dussmann Groupin HSEQ-tiimillä oli nimenomaan tämä haaste ratkaistavanaan. Yksi asia oli kuitenkin selkeää alusta saakka: tätä tehtävää ei haluttu toteuttaa ainoastaan Excelin ja sähköpostien voimin. Aiemmin tiimi oli törmännyt luettelopohjaiseen kaaokseen useammin kuin kerran, kun he taistelivat epäsäännöllisen tiedonhallinnan, useiden merkintöjen ja väärin muunnettujen energiayksiköiden luoman dataviidakon läpi. Toisaalta tämä ei ollut yllättävää, kun konsernin hiilijalanjälkeä laski 376 virkamiestä 77 eri indikaattorista. Vuonna 2020 yhtiön HSEQ-tiimillä kesti yli viisi kuukautta koota lukuisat laskentataulukot, tunnistaa ja korjata virheelliset merkinnät ja tehdä tarvittavat laskelmat.

Mutta mikä on tilanne tänä päivänä? Vuodesta 2021 alkaen Dussmann Group on tukeutunut Quenticin ohjelmistoratkaisuun tuottaakseen yhtiön ei-taloudelliset raportit. Sen avulla HSEQ-tiimi voi syöttää kaikki tarvittavat indikaattorit verkossa, seurata niitä reaaliajassa ja puuttua nopeasti raportointiprosessin aikana, jos poikkeavuuksia tai ongelmia ilmenee. Tämä ei ainoastaan paranna tietojen laatua, vaan myös nopeuttaa koko prosessia huomattavasti.

Käyttämällä Quentic Analytics -työkalua, HSEQ-tiimi voi esittää milloin tahansa yrityksen ympäristöluvut siitä johdettujen KPI-mittareiden kanssa ja suodattaa tulokset liiketoimintayksiköittäin. Dussmann Group voi ensimmäistä kertaa käyttää näitä tuotoksia määritellessään mitattavissa olevia kestävän kehityksen tavoitteita tuleville vuosille – tärkeä virstanpylväs mille tahansa aidosti kestävälle yritykselle.

Lisää Dussmann Groupista

Dussmann Group on omistautunut tarjoamaan palveluja, jotka asettavat ihmiset etusijalle. Olipa kyse kiinteistönhuollosta, laitossuunnittelusta tai lastentarhojen pyörittämisestä, ammattimaisten geriatristen hoito- ja hoivapalvelujen tarjoamisesta tai Berliinin kuuluisasta KulturKaufhaus-kirjakaupasta – missä tahansa tarvitaankaan korkealaatuisia palveluja, Dussmann Group on luotettava monipalvelujen tarjoaja. Kestävän kehityksen johtaminen on ollut yksi konsernin keskeisistä strategisista pilareista vuodesta 2018 lähtien.

Vuonna 1963 perustettu perheyritys ei ole CSRD:n alainen. Yksi Dussmann Groupin itselleen asettamista tavoitteista on kuitenkin laskea sen ei-taloudelliset tunnusluvut, jotka kattavat toiminnot 21 maassa ja lähes 65 000 työntekijän työvoiman.

Tuottamalla kattavia kestävän kehityksen raportteja Dussmann ei ainoastaan täytä yrittäjävastuutaan, vaan myös vastaa asiakkaidensa kasvavaan kysyntään ympäristötietoisista ja kestävistä työskentelytavoista. Lisäksi tämä valmistelee Dussmann Groupia mahdollisuuteen asettaa tulevaisuudessa laajempia yritysten yhteiskuntavastuuta koskevia raportointivelvoitteita, kuten EU:n yritysten CSRD:n viimeisin luonnos osoittaa.

Käyttäjäystävällinen järjestelmä ja tietokanta tukevat tarkempaa tiedonjakoa

Kaikki Dussmann Groupin divisioonat kuluttavat luonnollisesti resursseja päivittäisessä liiketoiminnassaan. Tämä johtaa epäsuoriin CO₂-päästöihin, jotka johtuvat toimistojen ja ruokaloiden energiankulutuksesta, sekä suoriin päästöihin konsernin maailmanlaajuisen ajoneuvokannan ja infrastruktuurin, kuten rakennusten, kautta.

Daniel Krebel, yhtiön HSEQ-johtaja, ja Daria Steinbock, joka vastaa kestävän kehityksen raportoinnista, ovat käyttäneet Quentic Kestävä kehitys -moduulia kansainväliseen raportointiin tarvittavien mittareiden hallintaan. Aiemmin nämä indikaattorit jaettiin hankaliin Excel-laskentataulukoihin, ennen kuin ne lopulta koottiin uudelleen manuaalisesti.

Nykyään yrityksen eri osastojen tiedot lisätään Quenticin ohjelmistoratkaisuun keskitetysti standardoidun prosessin ansiosta, vaatien vain hieman koordinointia. Selkeästi eritellyt indikaattorit ja alustava validointi syöttöprosessin aikana yksinkertaistavat alustavaa työtä ja parantavat tietojen laatua. 

Mahdollisuus ladata asiakirjoja ja lisätä täydentäviä huomautuksia parantaa toimitettujen tietojen yksityiskohtaisuutta. Kaiken tämän ansiosta tiimi pystyi toteuttamaan markkinapohjaisen lähestymistavan GHG-protokollan ensimmäisen ja toisen päästöluokan (Scope 1 & 2) mukaisesti koko konsernissa. Tämän seurauksena he pystyivät ensimmäistä kertaa tuottamaan täysin konsolidoidun, auditoitavissa olevan hiilijalanjäljen.

Quenticillä energiayksiköiden epäjohdonmukainen käyttö syöttö- ja laskentakentissä on menneisyyttä – kiitos valittavien, ennalta määritettyjen vaihtoehtojen, automaattisten muunnosten ja validointivaiheiden. Jos poikkeavuuksia ilmenee, HSEQ-tiimin ei enää tarvitse odottaa tiedonkeruujakson loppuun puuttuakseen asiaan.

Visuaalinen data-analyysi: Exceleistä koontinäyttöihin

Erityisesti Dussmann Groupin vaatimuksiin räätälöidyn hallintapaneelin avulla Quentic Analytics tarjoaa parhaan mahdollisen tuloksen muiden kuin taloudellisten tietojen raportointiin – myös tien päällä. Kun myyntiosaston työntekijöiltä kysytään, kuinka suuri hiilijalanjälki on, heidän tarvitsee vain tarttua matkapuhelimeensa, avata kojelauta Quentic Appissa ja tarkistaa tämä tieto.

"Quenticin ratkaisut ovat ainoa tapa, jolla voimme tuottaa ja visualisoida CO₂-ekvivalenttimme näin kohdennetusti jokaiselle liiketoimintayksikölle", Daria Steinbock korostaa. Quenticin tarjoamat tiedot muodostavat perustan määrällisten ESG-tavoitteiden asettamiselle konsernin ottaessa seuraavia askeleitaan kohti ilmastoneutraaliutta.

ESG: Environment, Social, Governance

Dussmann Group pyrkii toimimaan ESG-kriteerien (Environment, Social and Governance) mukaisesti riippumattomien kolmansien osapuolten arvioimina. ESG-kriteerit ovat olennainen osa konsernin kestävän kehityksen pilareita, ja niitä kehitetään jatkuvasti integroidussa johtamisjärjestelmässä (IMS). Vuonna 2021 konserni sai EcoVadis-luokitusalustalta hopeamitalin ESG-asioihin liittyvistä pyrkimyksistään. EcoVadiksen lisäksi vuodelle 2022 on suunnitteilla uusi ESG-luokitus. Quenticin ansiosta tarvittava tietopohja on saatavilla konsolidoidussa muodossa ja sitä voidaan siten käyttää suoraan.

Muutoksenhallintaprosessi

Kaikille Dussmann Groupin hierarkkisille tasoille – huoltotyöntekijöistä ylimpään johtoon – on ominaista vahva tietoisuus ympäristöön ja kestävään kehitykseen liittyvistä aiheista. Tästä huolimatta projekti kestävän kehityksen raportoinnin optimointiin ja digitalisointiin tarkoitettujen ohjelmistojen käyttöönottamiseksi oli kaukana varmasta menestyksestä.

Suuria kysymyksiä oli vielä vastattavana: Miten konserni voisi integroida kaikki osapuolet – tässä tapauksessa alkaen tiedonkeruusta vastaavista 376 työntekijästä – siten, että projekti ei vaarantuisi varausten tai sopeutumistarpeen vuoksi?

Se käynnisti muutoksenhallintaprosessin, jota HSEQ-tiimi hoiti ja tuki hienotunteisesti ja harkiten. Quenticin ratkaisua on erittäin intuitiivinen käyttää, mikä antoi merkittävän etumatkan. Jotta asiasta vastaava henkilöstö olisi täysin ajan tasalla, heille tarjottiin lisäksi digitaalista koulutusta vaiheittaisen opastuksen ja yhteensä kuuden webinaarin muodossa. Tämä lähestymistapa tuotti menestystä: palaute oli täysin positiivista, ja henkilöstö lähes kaikissa maissa työskentelee nyt suoraan Quenticin tarjoamilla työkaluilla. Jäljelle jäävälle henkilöstölle, joka ei ole (vielä) valmis luopumaan Excelistä kokonaan, Quentic tarjoaa myös mahdollisuuden viedä ja käyttää standardoituja Excel-malleja. Kukin yritysosasto voi nyt siirtää tarvittavat tiedot keskusjärjestelmään. Tämä varmistaa, että prosessin lopussa kaikki indikaattorit ovat täysin yhdenmukaisia ja koottuina Quenticissä ja että ne voidaan analysoida sekä visualisoida suoraan ohjelmistoratkaisussa.

Kestävä kehitys osana integroitua johtamisjärjestelmää (IMS)

Kestävän kehityksen raportointi ei merkitse lisäpanostusta Dussmann Groupilla; sen sijaan se on integroitu hallintajärjestelmä (IMS) standardien ISO 9001, ISO 45001 ja ISO 14001 mukaisesti. Kaikki IMS-indikaattorit standardoidaan ja tarvittaessa koordinoidaan kestävyysindikaattoreiden kanssa, mikä tarkoittaa, että ne voidaan integroida suoraan kestävyysraportointiin ja samalla muodostaa perusta IMS:n johdon tarkastelulle.

Mitä tämä tarkoittaa Quentic-ohjelmistoratkaisun käytön ja jatkototeutuksen kannalta? Hiilijalanjäljen laskeminen ja kestävän kehityksen raporttien tuottaminen olivat vasta ensimmäiset askeleet Quenticin kanssa. Dussmann Service- ja Dussmann Technical Solutions -liiketoimintayksiköiden ISO 45001-, ISO 9001- ja ISO 14001 -standardien edellyttämää dokumentaatiota digitalisoidaan osana IMS:ää. Tämä sisältää kaikki lomakkeet, joita käytetään vaaratilanteiden, kuten työtapaturmien, kirjaamiseen ja vaarallisten tilanteiden ilmoittamiseen. Projektin tavoitteena on digitalisoida noin 600 olemassa olevaa lomaketta, standardoida ne mahdollisuuksien mukaan ja tuoda ne saataville kunkin yrityksen divisioonan paikallisella kielellä – myös liikkeellä ollessa Quentic Appin avulla.

Quenticin avulla yrityksen divisioonat voivat käyttää tietoja, jotka olivat aiemmin hajautettu ja "piilossa" Excelissä ja sähköposteissa. Tämä tarkoittaa, että HSEQ-tiimi voi kerätä Quenticin avulla olennaisia tietoja KPI-mittareiden muodossa, kuten työtapaturmien määrän, energiankulutuksen ja suoritettujen auditointien määrän. Näitä voidaan sitten käyttää suoraan panosindikaattoreina Kestävä kehitys -moduulissa.

Tämä osoittaa hyvin selvästi, että Quenticin eri ohjelmistomoduulit ovat kaikkea muuta kuin erillisiä kertaluonteisia ratkaisuja. Sen sijaan ne yhdistävät voimansahelpottaakseen IMS:n kattavaa digitalisointia, muodostaakseen johdonmukaisen ja integroidun järjestelmän ja hyödyntääkseen täysimääräisesti synergioita.